Lựa chọn và sử dụng phần mềm thế nào cho đúng?
Tuy hiện nay công nghệ thông tin đang phát triển một cách chóng mặt nhưng không phải chủ quản lý Spa nào cũng áp dụng những tiến bộ khoa học vào việc quản lý của mình. Mỗi người đều có lý do của mình, nào là quy mô nhỏ nên chưa cần, nào là chi phí cho phần mềm cao, nào là không biết dùng phần mềm, không biết dùng phần mềm có an toàn không....?
Và, điều quan trọng nhất là, sử dụng phần mềm thế nào cho hiệu quả?
Ai cũng biết rằng, với công cụ quản lý thô sơ theo cách truyền thống khiến các chủ quản lý gặp nhiều khó khăn như: khó thống kê, thất thoát hàng hóa, báo cáo không chính xác, lãng phí thời gian và rủi ro về mặt tài chính...
Vì vậy việc lựa chọn và sử dụng phần mềm quản lý Spa là việc cấp thiết và khắc phục được những khó khăn mà mô hình quản lý truyền thống đang gặp phải. Tuy nhiên, sử dụng phần mềm như thế nào mới hiệu quả?
1. Chọn phần mềm quản lý
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm quản lý kèm theo đó là nhiều phiên bản, nhiều chức năng khác nhau. Vậy làm thế nào để có thể lựa chọn phần mềm phù hợp nhất không hề đơn giản. Tùy vào tình hình kinh doanh, phương thức và quy mô quản lý mà đưa ra cách chọn phầm mềm như:
* Phần mềm chạy Online: Đây là một ưu điểm rất lớn của một số phần mềm quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu hay phải di chuyển của các chủ quản lý. Với tính năng này bạn hoàn toàn có thể xem được các báo cáo thống kê tại thời gian thực hay là xem các hoạt động kinh doanh ở Spa đang diễn ra như nào. Một cái hay nữa của phần mềm này là có thể chạy thậm chí trên các thiệt bị smart phone. Nhờ đó bạn hoàn toàn có thể yên tâm trong việc quản lý ngay cả khi đi công tác.
* Phần mềm có khả năng hỗ trợ marketing: Không phải phần mềm nào cũng có tính năng này. Đối với bất kì chủ quản lý Spa nào cũng muốn có những chiến dịch marketing hiệu quả và chiến lược chăm sóc khách hàng tốt. Phần mềm quản lý nào có khả năng làm được việc đó chính là công cụ hỗ trợ đắc lực để có thể phát triển kinh doanh.
* Bên cạnh đó, khả năng mở rộng của phần mềm là điều thiết yếu. Để đảm bảo cho việc sử dụng lâu dài thì việc phần mềm cần được mở rộng để phù hợp với quy mô phát triển của Spa là điều đương nhiên. Trước khi chọn mua phần mềm bạn nên cân nhắc kỹ về điều này.
2. Sử dụng phần mềm quản lý như nào để hiệu quả?
Phần mềm có chức năng phân quyền để đảm bảo tính bảo mật và an toàn. Mỗi người chỉ được truy cập theo đúng chức năng nhiệm vụ của mình. Ví dụ, ở quầy lễ tân thì nhân viên chỉ có thể nhập các thông tin của khách hàng và chỉ định các dịch vụ chứ không có quyền can thiệp vào phần của kế toán.
Để sử dụng phần mềm hiệu quả thì trước tiên phải quản trị rõ ràng, đúng chức năng nhiệm vụ, đúng quy trình. Có như vậy việc quản lý mới rạch ròi, tránh được việc thất thoát hàng hóa hay kê khai không chính xác.
Tiếp đó, bạn cũng nên tận dụng tối đa những tính năng của phần mềm, đặc biệt là cho việc marketing, lên kế hoạch kỹ càng trước khi thực hiện, bạn sẽ phải ngạc nhiên bởi những gì mà phần mềm quản lý có thể hỗ trợ đấy.
Nói tóm lại, việc sử dụng phần mềm quản lý giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực, mặt khác, sử dụng phần mềm cũng như là một giải pháp tiết kiệm chi phí, hợp lý mà đem lại hiệu quả vượt trội hơn so với hình thức quản lý theo hướng truyền thống.
Hỗ trợ trực tuyến
